Maxxton | 16 février 2022

La mise en oeuvre en douceur

Le changement n’est jamais facile et le passage à une nouvelle solution est une étape importante pour toute entreprise. Il est important de se concentrer sur la création de conditions pour réduire les coûts, améliorer l’efficacité et établir la croissance, pour ne citer que quelques avantages. La mise en place d’une solution ERP nécessite une attention particulière. Des complexités surviennent souvent lorsque l’on essaie d’aligner une entreprise sur une nouvelle solution logicielle. Vous ne devez mettre en œuvre une nouvelle solution ERP qu’en étroite consultation avec votre fournisseur de logiciels pour vous assurer que votre organisation continue ses opérations avec une perturbation réduite. Assurez-vous que les consultants experts et les responsables de la mise en œuvre veillent à ce que toutes les étapes du processus de mise en œuvre soient bien coordonnées et se déroulent sans heurts.

Méthode

Vous ne pouvez réaliser vos ambitions qu’avec une solution logicielle qui se connecte de manière transparente à votre organisation et à vos activités. Par conséquent, un processus de mise en œuvre bien coordonné est essentiel. Vos processus métier doivent être étroitement évalués et synchronisés avec vos besoins actuels et futurs et les options dont vous disposez. Une fois les processus métier évalués, vous préparez avec le fournisseur du logiciel un plan clair précisant la date de livraison de chaque composant. De plus, vous nommez l’expert qui sera responsable de la mise en œuvre. Il est important de s’appuyer sur un système de tickets (par exemple Jira) pour favoriser une communication claire et transparente afin de s’assurer que toutes les parties sont constamment informées tout au long du processus.

Équipe de mise en œuvre

Au cours de la mise en œuvre, vous constituez une équipe de mise en œuvre composée de professionnels de diverses disciplines et ayant une compréhension collective approfondie de vos processus d’affaires. Au fur et à mesure de l’avancement de la mise en œuvre, des réunions ont lieu entre l’équipe de mise en œuvre de votre organisation et l’équipe de mise en œuvre du fournisseur de logiciels. Le responsable de la mise en œuvre du fournisseur de logiciels agit comme votre personne de contact tout au long du processus et par la suite. L’équipe d’implémentation du fournisseur de logiciels comprend également divers autres spécialistes, dont des experts traitant des problèmes de configuration, un expert du front office, du personnel d’entretien et technique et un spécialiste des processus financiers. Nous affectons ces spécialistes en fonction du niveau de personnalisation dont vous avez besoin.

Après la première rencontre entre votre équipe de mise en œuvre et celle du fournisseur de logiciels, le processus de configuration est lancé. La communication ultérieure a lieu principalement entre les spécialistes de la configuration des deux organisations. Le responsable de la mise en œuvre est informé en permanence des progrès et des problèmes potentiels. Une fois la configuration terminée de manière satisfaisante, le spécialiste de la configuration s’efface et d’autres spécialistes prennent le relais, chacun à leur tour.

Phase de conception

Pour une mise en œuvre réussie, vous commencez d’abord par une phase de conception. Il y a plusieurs raisons de le faire.

  1. Évaluation réussie des fonctionnalités du fournisseur de logiciels :
    1. Processus opérationnels actuels (« IST ») et nécessaires (« SOLL ») documentés pour effectuer une analyse GAP
    2. Développement de logiciel critique (le cas échéant) identifié et documenté
  2. Établissez un excellent point de départ pour effectuer la mise en œuvre :
    1. Connaissance des logiciels du fournisseur
    2. Connaissance de vos processus d’affaires
    3. Relations de travail établies entre les personnes
    4. Portée et plan de mise en œuvre clairs
  3. Un pipeline d’opportunités passionnantes n’est pas essentiel pour la mise en service, par exemple :
    1. Interfaces avec les nouveaux revendeurs
    2. Solutions de gestion des revenus
    3. Interfaces avec les outils Marketing, etc.
Formation et consignes

Assurez-vous que le fournisseur du logiciel organise des sessions de formation pour les membres de votre équipe de mise en œuvre tout au long de la phase de mise en œuvre. Votre personnel peut également assister à ces sessions, même après la mise en service du système logiciel. Les sujets à traiter sont déterminés en fonction de vos besoins et peuvent aller de la manière de travailler avec des modules spécifiques à la manière d’exploiter le système après l’extension de fonctionnalités spécifiques. Les sessions peuvent avoir lieu chez vous ou chez le fournisseur du logiciel. Si nécessaire, assurez-vous que le fournisseur du logiciel peut même fournir une formation et des instructions en ligne à vos employés.

Délai de mise en œuvre

La mise en œuvre d’un logiciel en tant que solution intégrée pour votre organisation est un processus qui nécessite évidemment du soin et de l’attention. Prévoyez un délai minimum de 6 mois pour vous assurer que le passage à votre nouveau logiciel est bien coordonné et réussi. Tout dépendant de la complexité de votre organisation et des fonctionnalités dont vous avez besoin, le processus de mise en œuvre peut durer jusqu’à 18 mois. La durée du processus d’analyse, de planification, de développement, de test et de mise en service dépend de :

  • la taille de votre organisation
  • la complexité de votre organisation et de vos activités
  • nouvelles fonctionnalités à développer
  • les liens vers/la connectivité avec les systèmes internes et externes
  • vos exigences et votre capacité en termes de rapidité de mise en œuvre, par exemple, la disponibilité de votre personnel impliqué dans le processus de mise en œuvre
10 Conseils pour une mise en œuvre fluide
  • Mettez en place une équipe de mise en œuvre d’experts composée de personnes qui connaissent les différents processus métier de votre organisation.
  • Assurez-vous que ces personnes disposent de suffisamment de temps pour la mise en œuvre. Attribuer temporairement certaines de leurs tâches régulières à d’autres.
  • Faites un inventaire des processus commerciaux actuels.
  • Évaluez le besoin de nouvelles fonctionnalités.
  • Commencez à collecter toutes les données de configuration à l’avance. Cela constitue une base importante pour une structure de systèmes efficace.
  • Concentrez-vous toujours sur un aspect de la mise en œuvre à la fois (ou deux si cela est traité par différents membres de votre équipe de mise en œuvre).
  • Consultez le tableau de bord du système de tickets Jira plusieurs fois par jour pour les tickets qui nécessitent une entrée de votre part et / ou de vos employés afin d’éviter tout retard.
  • Participez aux réunions et aux appels de groupe aussi souvent que possible, car c’est ainsi que les informations sont souvent divulguées.
  • Utilisez des données «réelles» (par exemple les réservations) pour tester la configuration et les fonctionnalités. Cela révélera d’éventuels écarts ou défauts indésirables et vous donnera suffisamment de temps pour les résoudre avant la date de mise en service.
  • Prenez suffisamment de temps pour toute la mise en œuvre et fixez une date de mise en service réaliste après une évaluation approfondie.

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